Cómo calcular los minutos de traducción de un evento

Tu evento dura cuatro horas. Eso no significa que necesites cuatro horas de traducción. Tal vez haya dos ponencias, una pausa larga y una ronda de preguntas: lo que debes estimar es la voz que entrará al sistema, sin olvidar cuánto tiempo permanecerá abierta cada sesión. Esta plantilla te ayuda a comprar con una cifra defendible.

Los dos relojes que suelen confundirse

Reloj 1: audio enviado a traducir. Cuenta los tramos en que mantendrás activa la traducción. Una pausa de agenda solo queda fuera de la cuenta si pausas la transmisión; dejar el micrófono abierto puede consumir saldo aunque nadie hable. Reloj 2: duración de la sesión. Desde que se abre hasta que termina, la sesión puede abarcar una pausa o una transición; comprueba su máximo permitido aunque el saldo de voz sea suficiente. La página de traducción para eventos de MoriahTech IA separa ambos límites en los packs.

Piensa también en el alcance: ¿se traducirán preguntas de asistentes, palabras de bienvenida y avisos logísticos? Una agenda que solo suma las ponencias suele quedarse corta. Y si hay dos salas al mismo tiempo, no basta con sumar minutos: hace falta capacidad de concurrencia.

Plantilla: pasa el programa a minutos de voz

Haz una fila por bloque en el que habrá voz. Indica cuándo estará activa la traducción, quién tendrá el micrófono y dónde la pausarás. Aquí tienes un ejemplo inventado de una mañana con dos sesiones:

Desliza la tabla para consultar todas las columnas.

Cuenta: 60 + 65 + 5 = 130 minutos de audio con traducción activa. Con un margen de planificación del 20 %, reserva 156 minutos. El evento ocupa tres horas de agenda, pero la previsión de audio traducido es de 156 minutos. Esta estimación supone que pausas la traducción en la pausa y en la transición. Esta cifra no elige por sí sola el pack: si separas los bloques en dos sesiones, necesitas capacidad para dos; si mantienes una abierta de 09:00 a 12:00, verifica el máximo de duración de esa sesión. Ajusta el ejemplo a tu programa real.

Cuatro comprobaciones antes de contratar

1. Saldo de minutos.

   Compara la previsión con los minutos incluidos. Si estás justo en el límite, revisa el margen, las preguntas extra y los tramos en que dejarás la transmisión activa.

2. Número y duración de sesiones.

   Decide dónde empieza y termina cada sesión. Comprueba tanto cuántas puedes crear como cuánto puede durar la más larga.

3. Oyentes simultáneos.

   Estima cuántas personas necesitarán la traducción en el bloque de mayor asistencia, no el aforo total acumulado durante todo el día.

4. Salas e idiomas concurrentes.

   Dos salas al mismo tiempo o dos idiomas de destino exigen una planificación distinta. En MoriahTech IA, cada sesión tiene un solo idioma de destino; comprueba la capacidad concurrente antes de anunciar dos escuchas paralelas.

Para material que se pueda preparar con antelación, comparte el programa, nombres de ponentes y términos propios con el equipo de traducción. La guía de W3C para eventos accesibles también recomienda entregar materiales a intérpretes y responsables de subtítulos antes del evento. Eso no sustituye el ensayo con la señal real.

Haz que la cifra sobreviva al ensayo

Antes de abrir inscripciones con una promesa de traducción, realiza una prueba desde un asiento del público. Incluye una pregunta con el micrófono de sala, una transición entre ponentes y una reconexión del teléfono. Si la entrada de preguntas no llega al sistema, esos minutos estaban presupuestados pero no son traducibles todavía. La guía para elegir una app de traducción simultánea propone más criterios de audio y acceso.

Si vas a comparar costes, usa el desglose de precios de traducción simultánea después de cerrar esta hoja de minutos. Un precio por evento sin agenda, sesiones y oyentes se compara mal.